1-Desarrollar un árbol de categorías, es decir un sistema de codificación de commodities, un árbol de categorías debe alinearse tanto a las necesidades de suministros de una organización y los mercados de suministros, no necesariamente alinearse con la estructura organizacional. Idealmente, la estructura se vincula con todos los gastos correspondientes a una base de datos de proveedores para que estos puedan identificarse para el abastecimiento a fin de maximizar el aprovechamiento de los proveedores
2-Alinear el gasto con el árbol de categorías: los datos para las herramientas de análisis de datos provendrán de otros sistemas, como cuentas a pagar. La mayor parte de las herramientas de tecnología de análisis de gastos pueden vincular automáticamente el gasto a categorías.
3-Actualizar datos regularmente; la información en una herramienta de análisis general es en tiempo real hoy día. Este proceso puede automatizarse completamente luego de la configuración de los enlaces iniciales y la lógica de la normalización. La frecuencia de las actualizaciones depende del propósito de la información
4-Utilizar dichos datos para el abastecimiento, los datos disponibles en una herramienta de análisis de gastos proporcionan información para priorizar y seleccionar categorías para abastecimiento, como el gasto total para cada categoría y el nivel de proliferación en la base de datos de proveedores.
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